Internet a facilité de nombreuses tâches aussi bien pour les entreprises que pour les particuliers. Toutefois, son utilisation s’accompagne de certaines contraintes telles que le basculement vers la signature numérique. Si beaucoup d’individus et de personnes morales ont déjà intégré cette technologie dans leur processus quotidien, d’autres n’en connaissent pas davantage. Constituant une solution d’avenir, voire incontournable d’ici peu, savoir utiliser une signature électronique s’impose. Les enjeux sont divers et capitaux pour ne citer que l’authenticité d’un document, la fiabilité de ce dernier, la praticité… Voici un tour d’horizon sur la façon d’utiliser une signature numérique.
Selon la signature numérique créée
Avant de pouvoir faire usage d’une
signature numérique, il faudra penser à en créer une pour vous ou votre entreprise. Pour ce faire, la méthode la plus adoptée consiste à passer par un Prestataire de Services de Confiance ou PSCo. L’étape préliminaire est ainsi de sélectionner votre PSCo, vu que la toile regorge d’escrocs. Afin de vous aider, sachez qu’il existe plusieurs plateformes ayant su développer leur notoriété dans le secteur. Vous pouvez consulter des comparaisons de service et faire un tour sur des sites comme
plugnsign.com. L’enjeu principal de passer par un PSCo réside dans la valeur de la signature digitale qui est la même qu’une version manuscrite. La conformité du prestataire aux règlements eIDASU est aussi une autre condition à prendre en compte. En effet, vous pouvez obtenir sans problème un certificat de signature électronique. Il vous est ainsi possible d’exiger d’un prestataire une autorisation de certification de manière à éviter toute déconvenue. Pour une première utilisation, vous pouvez créer votre signature digitale depuis un fichier Word, par exemple. Dans l’onglet « insertion », vous trouverez l’option « Ligne de signature ». Vous tapez ensuite les informations que vous souhaitez transmettre avec votre document numérique.
En fonction du type de fichier à envoyer
Tous les documents pouvant être signés par la méthode manuscrite peuvent être signés de manière numérique. À titre d’exemple, il y a les devis, les bons de livraison, les contrats de vente, de travail, de bail, entre autres. En général, tous les logiciels par le biais desquels l’on peut créer des fichiers textes permettent l’ajout d’une signature numérique. Selon votre application de lecture PDF, la fonction d’insertion de votre empreinte digitale peut être située dans l’onglet des « Outils ». Il suffit d’entrer dans les fonctionnalités jusqu’à trouver les encarts « certificats ». Sur Word, dans votre Microsoft Office, vous pouvez également en trouver. Il en est pareil pour les autres éditeurs de textes. Quoi qu’il en soit, il est à noter que le format pdf est le seul à disposer d’un standard en matière de
signature électronique en Europe actuellement. Un outil de création de pdf embarque des fonctions grâce auxquelles l’on peut inclure directement une signature numérique dans le fichier lui-même. Sur d’autres formats, votre cachet numérique est souvent inséré dans un fichier séparé. Pour des envois de documents de manière occasionnelle, vous pouvez vous occuper vous-même de l’ajout de la signature digitale. Autrement, le recours à un PSCo est de mise.
Selon la méthode sélectionnée
De façon concrète, un lien vous est envoyé quand vous avez besoin de signer un document par votre empreinte électronique. Votre PSCo effectue ensuite un recueil de consentement pour lequel il s’assure que vous avez bien connaissance de l’insertion de signature électronique. Au même moment, vous visualisez le document à signer. La validation de l’authentification a lieu en cochant des cases. Un code de confirmation envoyé par SMS finalise la procédure tout entière. Enfin, vous recevez le fichier avec votre
signature numérique par e-mail ou dans votre espace client. Il ne reste plus qu’à le transmettre aux destinataires concernés. Un PSCo qualifié applique ainsi la solution d’horodatage. Ce dernier correspond à l’authenticité et l’intégrité de vos documents une fois envoyés. Avec les fichiers PDF, Word, Excel, etc., vous pouvez également compter sur les fonctionnalités d’un écran tactile permettant d’apposer une signature manuscrite. À chaque fois, la demande d’une confirmation va témoigner de l’efficacité de la méthode ainsi que de l’outil exploité.
En fonction des matériels nécessaires
Pour se servir d’une signature numérique, il vous faut notamment une connexion Internet. Pour le support de connexion, cela peut être votre ordinateur ou votre téléphone intelligent. Par l’intermédiaire d’un PSCo, aucun logiciel ni aucun outil spécifique n’est nécessaire pour créer et employer votre
signature électronique. Sinon, vous aurez à procéder comme certaines entreprises qui possèdent des logiciels particuliers pour la signature digitale de leurs documents. Effectivement, quand il s’agit de tout un lot de paperasses, passer à chaque fois par un PSCo ne présente pas de grand intérêt. Il est judicieux d’opter pour un outil pouvant être intégré dans votre métier. Évidemment, cela peut être soumis à des contraintes, comme le circuit de validation. Il est aussi important de communiquer des instructions aux destinataires. Pour le cas d’un courriel électronique, il suffit de créer une signature et de cliquer sur le lien associé à chaque fois que vous en avez besoin.
